Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się, jak należy je przechowywać oraz na czym polega archiwizacja dokumentów księgowych

2019-07-23

Nie ma wyraźnego przepisu regulującego okres przechowywania dokumentów sporządzanych i przekazywanych do ZUS jedynie w formie papierowej. Przez ten okres płatnik powinien przechowywać zarówno kopie dokumentów składanych w formie papierowej, jak i dokumenty przekazywane elektronicznie. Od tej zasady przewidziano wyjątki. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się, jak należy je przechowywać oraz na czym polega archiwizacja dokumentów http://www.archidoc.pl/archiwizacja-papierowa.html księgowych! Dokumentów od momentu ich wystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. System archiwizacji dokumentów może przyjmować różne formy – ważne, aby został dopasowany do profilu działalności firmy oraz spełniał swoje podstawowe funkcje. Nie należy więc zwlekać i już warto rozważyć opcję wdrożenia właściwego systemu elektronicznego przepływu dokumentów do firmy. Nie określono natomiast okresu przechowywania dokumentów przekazywanych w formie elektronicznej. Określa ona zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gmin i związków międzygminnych. W środowisku przedsiębiorców archiwizacja dokumentów całej firmy niezmienne pełni ważną rolę. W przypadku przedsiębiorców opodatkowanych w formie ryczałtu, termin archiwizacji dokumentów księgowych jest taki sam, jak u podatników prowadzących KPiR. Okres przechowywania dokumentów jest zbieżny z okresem przedawnienia składek na ubezpieczenia. Co do zasady późniejszy obieg akt między wydziałami odbywa się za pośrednictwem kancelarii lub poczty elektronicznej. Dedykowany system, którego wygląd i zasady działania są dostosowane do codziennej aktywności pracowników, stanowi wybawienie dla coraz większej ilości przedsiębiorstw i urzędów. Co do zasady, archiwizacja dokumentów księgowych powinna odbywać się przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym złożono zeznanie roczne. Sama archiwizacja dokumentów to usprawnienie działań oraz szybszy dostęp do faktur, umów, czy zapytań ofertowych. Ten sam okres przechowywania dotyczy dokumentów korygujących dokumenty rozliczeniowe. Archiwizacja dokumentów bezpośrednio usprawnia wszystkie działania związane z organizacją dokumentacji firmowej – jej gromadzenie, przechowywanie, modyfikowanie i udostępnianie. Ponadto elektroniczny obieg dokumentów to znaczna oszczędność czasu. Szpitale, przychodnie, poradnie i inne placówki opieki zdrowotnej a także apteki tworzą i przechowują znaczące zasoby dokumentów wrażliwych. Ma to duże znaczenie dla odpowiedzialności prawnej płatnika, tym bardziej że przepisy nie w pełni regulują terminy przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych. Należy dodać, że są oni zobowiązani do posiadania i przechowywania dokumentów dotyczących zakupu towarów, mimo że nie rozliczają kosztów uzyskania przychodów. Wspierany przez cyfryzację system archiwizacji dokumentów niesie za sobą szereg korzyści. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

Aktualności

Obejrzyj nasze video

@ Copyright 2018